Chapitre 4 [coord] Comment coordonner le projet ?

La clé du bon fonctionnement d’un tel projet est la communication entre les différentes parties. Chacun a un ou plusieurs rôles dans le projet. Les besoins et les contraintes peuvent être complémentaires ou contradictoires. Dans tous les cas, l’équipe en charge de la coordination du projet devra s’assurer que tout le monde puisse s’exprimer et que tous les moyens, notamment techniques, ont été mis en œuvre pour assurer cette communication entre les participants.

4.1 Communiquer, communiquer, communiquer

Le travail en collaboration nécessite donc de communiquer. Dans cet ouvrage, nous parlerons des différents moyens techniques à disposition pour les différentes parties du processus. La communication peut être synchrone (réunion, appel) ou asynchrone (chat, commentaires). D’une manière générale, nous pourrons :

  • Discuter des besoins des commanditaires et du contenu avec toutes les personnes impliquées. Nous parlerons de backlog, de users stories, de fonctionnalités (cf. 7).
  • Utiliser un gestionnaire de tickets avec commentaires pour préciser les besoins et régler les difficultés. Nous parlerons de GitLab, de Kanban, de merge requests (cf. Édition - Suivi des besoins et Développement - Gérer les tickets)
  • Parler chaque jour de ce que nous sommes en train de réaliser sur le projet. Nous parlerons de Chat, de channel Slack ou Rocket Chat.
  • Échanger en direct pour faire des points d’étapes et recadrer le projet au besoin. Nous parlerons de réunions, de visioconférences plénières ou par comité.
  • Stocker tous les documents de discussions, réunions, … au même endroit. Nous parlerons de Wiki, de pad collaboratif, de GitLab encore.

4.2 Équipes

Dans un projet de type PROPRE, nous avons défini deux rôles majeurs : l’édition et le développement. Ces deux rôles sont représentés par deux groupes : l’équipe éditoriale et l’équipe de développement. Une coordination générale permet de faire le lien entre ces deux groupes.

  • Coordination générale - Les coordonnateurs sont garants de la communication entre les partenaires, du suivi des objectifs, de recentrer les débats si nécessaire et, dans tous les cas, de s’assurer que chacun puisse s’exprimer. > Dans le cadre du projet {propre.rpls}, la coordination générale est assurée par ThinkR qui apporte son expertise en gestion de projet de développement avec R et d’un agent d’une DREAL qui apporte sa connaissance métier et la vision d’ensemble des besoins de chaque DREAL.

  • Équipe éditoriale - l’équipe éditoriale est commanditaire du projet. Elle définit les objectifs du projet. Elle liste les contenus, les besoins et les fonctionnalités recherchées en accord avec les contraintes de l’équipe de développement. Elle élabore le plan type du projet de publication. Elle rédige et fournit les textes à incorporer dans le projet de publication. Elle défini les illustrations type pour le produit. Elle valide la réponse apportées à ces besoins par l’équipe de développement. Elle fait le lien avec les utilisateurs potentiels du produit final.

  • Équipe développement - l’équipe de développement propose des réponses programmatiques aux besoins de l’équipe éditoriale. Elle met en place les moyens et outils pour tester, présenter et valider les différents programmes et contenus tout au long du développement.

4.3 Rôles clés

Différents rôles clés sont identifiés au sein des équipes définies ci-dessus pour le bon déroulement du processus. Chacun de ces rôles peut être effectué par une ou plusieurs personnes. Chaque personne peut avoir un ou plusieurs rôles en s’assurant toutefois que chaque participation est validée par une personne tierce. Il est recommandé de définir au moins une personne pour chacun de ces rôles dès le début du projet.

  • Coordination générale
    • Coordonnateurs / Coordonnatrices [Coord]
  • Équipe éditoriale [Ed]
    • Commanditaire principal / Gestionnaire de l’équipe [EdCmd]
    • Rédacteurs / Rédactrices du contenu [Red]
    • Relecteurs / Relectrices [Rel]
    • Communicants [Com]
  • Équipe développement
    • Gestionnaires de l’équipe et du projet de développement [ChfDev]
    • Développeurs Développeuses du code [Dev]
    • Intégrateurs / Intégratrices [Int]

Les [abréviations] de ces rôles sont utilisées dans ce guide pour que chacun puisse identifier par une recherche sur mots-clés à quel moment du processus il ou elle intervient.

4.4 Définir un agenda

Séquencer votre travail en plusieurs étapes itératives prenant en compte le temps disponible dans les deux équipes.
Par exemple première étape va consister à définir le plan de votre publication. Cette étape repose exclusivement sur l’équipe éditoriale [Ed]. Pendant ce temps l’équipe de développement peut avancer sur la structuration du code (créer le package par exemple), les conventions de nommage à utiliser, la récupération des données et la prise de connaissance de celles ci.
L’étape suivante, vous allez vous fixer sur un chapitre de votre publication. L’équipe de développement [Dev] aura alors à travailler sur la préparation des données nécessaires à ce chapitre, la réalisation des illustrations types qui seront validées par l’équipe éditoriale. A la fin de cette étape vous avez déjà un premier produit à communiquer aux utilisateurs potentiels.
Faites le point à chaque fin d’itération pour faire le bilan en matière de communication, de réponse au besoin, ajuster l’itération suivante en fonction de ce bilan. Assurer vous que les membres de l’équipe projet aient suffisamment de temps pour s’investir sur des tâches précises et participer aux discussions asynchrones et aux réunions.

4.5 Célébrez vos victoires

L’approche itérative vous permettra d’avoir très vite des versions du produit avec de premières fonctionnalités implémentées (une publication avec un chapitre réalisé, le premier écran d’une application…). N’hésitez pas à communiquer sur ces avancées en externe pour montrer que le projet avance, et à les célébrer en interne avec l’équipe au complet pour que chacun puisse se sentir gratifié des efforts accomplis.